DATENSCHUTZ

Datenschutzerklärung Malin Advisory AG

1 Verantwortliche Stelle und Geltungsbereich

Verantwortliche im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, «DSGVO») und des liechtensteinischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

Malin Advisory AG, Landstrasse 81, 9494 Schaan, Liechtenstein

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unserer Beratungstätigkeit, unserer Geschäftskorrespondenz und unserem Internetauftritt verarbeiten. Wir passen sie an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern; massgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Für sämtliche Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2 Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, durch die eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Hierzu zählen beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Steueridentifikationsnummer. Wir verarbeiten ganz überwiegend geschäftliche Kontaktdaten von Ansprechpersonen bei unseren Auftraggebern und Geschäftspartnern. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten – verarbeiten wir nicht, es sei denn, dies ist im Einzelfall Gegenstand eines konkreten Mandats und mit dem Auftraggeber ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben.

3 Verwendung personenbezogener Daten

Das Unternehmen erhebt, verarbeitet und nutzt Ihre personenbezogenen Daten ausschliesslich nach den Vorgaben der Art. 5 und 6 DSGVO (z.B. Vertragserfüllung, rechtliche Verpflichtung, berechtigtes Interesse bzw. Einwilligung der betroffenen Person). Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die für die Durchführung und Abwicklung unserer Dienstleistungen erforderlich sind oder von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellt wurden.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere für:

Anbahnung und Durchführung von Mandaten – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Massnahmen).
Geschäftskorrespondenz und Kontaktpflege – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und nachvollziehbaren Kommunikation).
Buchhaltung, Rechnungsstellung und Aufbewahrung – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).
Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das Unternehmen behält sich vor, personenbezogene Daten, die zu den vorstehenden Zwecken erhoben wurden, auch zu den übrigen Zwecken weiter zu verarbeiten, wenn dies mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar oder durch Rechtsvorschriften zugelassen bzw. vorgeschrieben ist (z.B. Meldepflichten).

Erheben wir Daten aufgrund Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

4 Herkunft der Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten in der Regel unmittelbar von Ihnen. Daneben erhalten wir Kontaktdaten von Ansprechpersonen auch von unseren Auftraggebern, wenn diese uns im Rahmen eines Mandats benannt werden, sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Handelsregister, Unternehmenswebsites oder beruflichen Netzwerken. Verarbeitet werden in diesen Fällen Name, berufliche Funktion und geschäftliche Kontaktdaten.

5 Tätigkeit als Auftragsverarbeiterin

In einem Teil unserer Mandate verarbeiten wir personenbezogene Daten nicht in eigener Verantwortung, sondern im Auftrag und nach Weisung unserer Auftraggeber. In diesen Fällen ist der jeweilige Auftraggeber die verantwortliche Stelle, und Betroffenenrechte sind grundsätzlich ihm gegenüber geltend zu machen. Wir unterstützen unsere Auftraggeber bei der Erfüllung dieser Rechte. Leiten Sie eine Anfrage an uns, geben wir sie an den zuständigen Auftraggeber weiter, soweit uns dies gestattet ist.

6 E-Mail-Kommunikation über Google Workspace

Für unsere E-Mail-Kommunikation nutzen wir Google Workspace, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder wir Ihnen schreiben, werden die Absender- und Empfängeradressen, die Betreffzeile, der Nachrichteninhalt, allfällige Anhänge sowie technische Verbindungsdaten auf Servern von Google verarbeitet und gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Geschäftskommunikation gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (Cloud Data Processing Addendum). Google verarbeitet die Daten ausschliesslich nach unseren Weisungen und nutzt sie nicht für eigene Werbezwecke.

Wir haben mit Google vertraglich vereinbart, dass die ruhenden Daten unserer Organisation in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden (Datenregion Europa). Diese Vereinbarung erfasst die Inhalte unserer E-Mail-Kommunikation im Ruhezustand einschliesslich der Sicherungskopien. Nicht erfasst sind Protokolldaten, zwischengespeicherte Inhalte sowie Verarbeitungen im Rahmen von Support-, Wartungs- und Sicherheitsmassnahmen; insoweit sowie während der Übertragung von Nachrichten kann eine Verarbeitung ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den Vereinigten Staaten, weiterhin stattfinden. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795), unter dem Google LLC zertifiziert ist. Zusätzlich haben wir mit Google die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) vereinbart. Diese gelten als geeignete Garantie nach Art. 46 Abs. 2 Bst. c DSGVO fort, falls der Angemessenheitsbeschluss aufgehoben wird oder keine Anwendung mehr findet. Eine Kopie der vereinbarten Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

Dokumente und Arbeitsergebnisse speichern wir ausschliesslich lokal auf unseren eigenen Systemen. Cloud-Speicherdienste setzen wir nicht ein. Die in Google Workspace enthaltenen Funktionen der künstlichen Intelligenz sind deaktiviert; personenbezogene Daten werden von uns nicht in Systeme der künstlichen Intelligenz eingegeben.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie unter https://policies.google.com/privacy.

7 Website

Unsere Website wird bei der Wix.com Ltd. gehostet. Beim Aufruf unserer Website werden aus technischen Gründen Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite, der Zugriffsstatus, der verwendete Browser und das Betriebssystem. Diese Verarbeitung ist für den sicheren und stabilen Betrieb der Website erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Zugriffsdaten werden durch den Hosting-Anbieter verarbeitet; die Speicherdauer richtet sich nach dessen Vorgaben. Uns selbst stehen Auswertungen für einen Zeitraum von 30 Tagen zur Verfügung. Wir verwenden diese Daten nicht, um einzelne Personen zu identifizieren.

Soweit dabei personenbezogene Daten in Drittstaaten übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder gestützt auf die Standardvertragsklauseln gemäss Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf unserer Website eine Nachricht senden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt sowie allfällige weitere Angaben) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschliessend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Formularanfragen werden an unser E-Mail-Postfach weitergeleitet; es gelten insoweit ergänzend die Ausführungen unter Ziffer 6.

Auf unserer Website werden Cookies eingesetzt. Technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind, setzen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein. Alle übrigen Cookies, insbesondere solche zu Analyse- oder Marketingzwecken, setzen wir nur, wenn Sie zuvor Ihre Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website widerrufen. Zusätzlich können Sie Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder deren Speicherung unterbinden..

Verknüpfungen und Links zu Drittwebseiten

Unsere Website kann Verlinkungen zu Inhalten und Internetangeboten anderer Betreiber („Drittwebseiten“) enthalten. Wir haben keinen Einfluss auf die Gestaltung, die Inhalte sowie die Datenverarbeitungspraktiken dieser Drittwebseiten. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität oder Rechtmässigkeit der Inhalte von Drittwebseiten sowie für deren Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen übernehmen wir keinerlei Verantwortung oder Haftung. Bitte informieren Sie sich in den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Drittanbieter über deren Umgang mit Ihren Daten.

8 Empfänger und Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können sein:

IT-Dienstleister, insbesondere der Anbieter unseres E-Mail-Dienstes und unser Website-Hoster, jeweils als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO;
externe Berater wie Treuhänder, Revisionsstellen, Buchhalter, Steuerberater oder Rechtsanwälte im erforderlichen Umfang;
Banken im Rahmen des Zahlungsverkehrs;
Behörden und Gerichte, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind.

Eine Übermittlung in Staaten ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder gestützt auf die Standardvertragsklauseln gemäss Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914.

9 Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Mandatsbezogene Unterlagen und Geschäftskorrespondenz bewahren wir in der Regel zehn Jahre auf, entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben sowie zur Wahrung von Beweismitteln während der Verjährungsfristen. Danach werden die Daten gelöscht oder vernichtet.

Werden Daten in unserem Auftrag von einem Auftraggeber überlassen, richtet sich die Aufbewahrung nach dessen Weisungen und der jeweiligen vertraglichen Vereinbarung.

10 Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen nach Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere die Verschlüsselung unserer Arbeitsgeräte und Sicherungsmedien, die Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Zugang zu unserem E-Mail-Konto, eine räumlich getrennte Aufbewahrung der Datensicherung sowie eine restriktive Handhabung von Zugriffsrechten.

Wir weisen darauf hin, dass die Übermittlung von Daten über das Internet – dies gilt auch für E-Mails – Sicherheitslücken aufweisen kann. Wenn Sie personenbezogene Daten über das Internet bekanntgeben, müssen Sie sich der Tatsache bewusst sein, dass Dritte auf diese Informationen zugreifen, die Daten lesen, verändern, fälschen, überwachen, zerstören oder missbräuchlich verwenden können. Die Datenübertragung kann zudem verzögert werden. Überdies können die Daten bei der Übermittlung verloren gehen. Des Weiteren könnten Dritte Rückschlüsse auf bestehende Geschäftsbeziehungen ziehen. Daher können die Unternehmen für die Sicherheit Ihrer Daten während der Übermittlung über das Internet keine Verantwortung übernehmen und lehnen jede Haftung für unmittelbare und mittelbare Schäden ab.

Für besonders vertrauliche Informationen stimmen wir mit Ihnen jedoch sehr gerne einen verschlüsselten oder alternativen Übertragungsweg ab.

11 Ihre Rechte

Ihnen stehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die von uns verarbeiteten Daten;
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten;
Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen;
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) hinsichtlich der Daten, die Sie uns auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags bereitgestellt haben;
Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben;
Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Geltendmachung genügt eine formlose Mitteilung an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Wir dürfen zur Identitätsprüfung ergänzende Angaben verlangen, wenn begründete Zweifel an Ihrer Identität bestehen. Wir beantworten Ihr Anliegen unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang; diese Frist kann bei komplexen Anfragen um zwei weitere Monate verlängert werden, worüber wir Sie informieren.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen liechtensteinischen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Datenschutzstelle Liechtenstein
Kirchstrasse 8
Postfach 684
LI-9490 Vaduz
+423 236 60 90
info.dss@llv.li

Sie können sich auch an eine andere Aufsichtsbehörde eines EU- oder EWR-Mitgliedstaates wenden, bspw. an Ihrem Aufenthalts- oder Arbeitsort oder am Ort des mutmasslichen Verstosses.

12 Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Datenbearbeitung wenden Sie sich bitte schriftlich an das Unternehmen:

Malin Advisory AG
Landstrasse 81
9494 Schaan
Liechtenstein

Telefon: +423 265 22 59

Direkt: +423 7885525
E-Mail: reinhard.malin@malinadvisory.com